Adjoint(e) au Chef de Cabinet de Direction

  Date limite : 15/01/2019

Intitulé et référence

Poste : Adjoint(e) au Chef de Cabinet de Direction

Nature du poste : Poste à temps plein, CDD 1 an, renouvelable et/ou transformable en CDI

Rémunération : En fonction de l’expérience selon les grilles indiciaires de l’IPM

A pourvoir : Dès que possible

Financement : Institut Pasteur de Madagascar

Référence : AR/ADJCAB

Contexte de travail, rattachement hiérarchique

Membre du Réseau international des Instituts Pasteur (RIIP), présent à Madagascar depuis 1898, l’Institut Pasteur de Madagascar (IPM) est un établissement scientifique privé malagasy à but non lucratif et reconnu d’utilité publique dont le fonctionnement est régi, depuis 1961, par une convention qui lie l’Institut Pasteur à Paris et l’Etat Malgache.

L’IPM a pour mission de contribuer à la prévention et au traitement des maladies et au développement économique par des activités de recherche, de formation et de santé publique. L’IPM a un effectif de 600 personnels et comprend 11 unités de recherche, deux laboratoires de service (Centre de biologie clinique ouvert 7/7 et 24/24, un laboratoire hygiène des aliments et de l’environnement), un centre antirabique, un centre de vaccination internationale et un service médical.

Le cabinet de direction assiste les Directeurs (Directeur, Directeur scientifique, Directeur administratif et financier)  dans l’ensemble de leurs activités respectives et notamment tous les travaux administratifs et de secrétariat, l’organisation et le suivi des agendas, la gestion des courriers, la préparation et l’organisation des réunions, la rédaction des correspondances, le traitements de dossiers particuliers, gestion des ordres de mission et des billets d’avion des missions à l’étranger, organisation des évènements organisés au campus, gestion et suivi des hébergements…

Le Cabinet de Direction  comprend actuellement 4 personnes : 1 chef de cabinet, 1 assistant administratif et logistique, 1 secrétaire et 1 chauffeur de direction.

Missions et tâches

Missions

Placée sous l’autorité hiérarchique du Chef de Cabinet de Direction, il (elle) assure le bon fonctionnement  du Cabinet de Direction.

Tâches

En relation avec le Chef de Cabinet de Direction

 Agenda, réunions, contacts avec les interlocuteurs des Directeurs

  • Tenir et organiser les agendas des Directeurs
  • Organiser, gérer les réunions et l’agenda des Directeurs
  • Organiser les contacts avec les interlocuteurs des Directeurs

Secrétariat

  • Concevoir et mettre en forme des documents (lettre, rapport)
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs
  • Vérifier les courriers mis à la signature du Directeur
  • Assurer la relecture et la correction de certains documents
  • Classer et archiver les documents et dossiers papiers et numériques
  • Organiser et suivre les commandes de matériels et fournitures du Cabinet de Direction
  • Etablir et gérer le budget du Cabinet de Direction

Organisations réunions, missions…

  • Organiser les réunions du Conseil scientifique et du Conseil de perfectionnement
  • Participer à l’organisation de différentes réunions et à la rédaction des comptes rendus
  • Organisation des voyages des missions du personnel de l’IPM
  • Organiser les accueils des missionnaires de l’IPM invités par la Direction (accueil à l’aéroport, réservation d’hôtel…)
  • Coordonner l’organisation et la coordination événementielle sur le campus (visite, cocktails, déjeuners…)
  • Gérer les locaux d’hébergement au campus (réservation, propreté, logistique…)

Divers

Remplacer le Chef de Cabinet en cas d’absence

Profil du candidat

Formation et expérience professionnelle :

  • BAC + 3 minimum
  • Expérience professionnelle indispensable dans poste similaire (minimum 3 ans)
  • Serait un atout :
    • Culture scientifique
    • Notion de comptabilité

Compétences requises :

  • Excellente connaissance des techniques de secrétariat
  • Excellente maîtrise du malgache et du français (oral et écrit)
  • Excellente maîtrise de l’anglais écrit et oral souhaitée
  • Très bonne maîtrise de l’outil informatique notamment des logiciels : Word, Excel, PowerPoint, Outlook (indispensable).

Qualités requises(e) :

  • Bonne présentation, qualité relationnel
  • Capacité d’écoute et souplesse d’esprit
  • Sens de la diplomatie dans les contacts
  • Savoir gérer les priorités
  • Faire preuve d’une grande capacité de travail
  • Savoir organiser son temps
  • Autonomie, rigueur, intégrité, dynamisme, sens du relationnel, de l’initiative et de l’innovation
  • Attitude positive, dynamique, bon esprit de service
  • Respecter la confidentialité, faire preuve de discrétion
  • Savoir s’exprimer avec aisance
  • Avoir de très bonne capacités de rédaction, parfaite maîtrise de l’orthographe et de la grammaire en français et en malgache
  • Savoir travailler en équipe, de manière méthodique et avec une grande rigueur
  • Capacité à travailler sous pression
  • Bonne gestion du stress
  • Grande disponibilité (horaires), ponctualité

Comment postuler

Composition du dossier de candidature

  • Lettre de motivation avec prestation salariale adressée au Directeur
  • CV actualisé avec une photo couleur récente
  • Copie certifiée conforme à l’original des diplômes et des certificats de travail
  • Références professionnelles avec contacts

N.B : Les dossiers de candidatures resteront la propriété de l’IPM – aucun dossier déposé ne pourra être retiré. Pour cela, vous êtes priés de ne pas déposer des documents originaux, et de ne fournir uniquement que les documents mentionnés ci-dessus.

Les dossiers incomplets ne respectant pas la composition ci-dessus ne seront pas étudiés.

Envoi du dossier

Le dossier doit être adressé, en précisant la référence de l’avis de recrutement, sous pli fermé par courrier ou déposé à l’adresse suivante :

Cabinet de Direction 

Ref : AR/ADJCAB

A l’attention du Directeur

Institut Pasteur de Madagascar

BP 1274 – Ambatofotsikely, 101

Antananarivo –  MADAGASCAR

La date limite du dépôt des candidatures est le 15 janvier 2019 à 17h00.

Procédures de sélection

Après examen des dossiers, les candidatures retenues seront convoquées pour un entretien à une date qui leur sera individuellement communiquée.